У будь-якій компанії документи накопичуються швидше, ніж здається. Угоди, рахунки-фактури, дані співробітників, кореспонденція — всі ці матеріали містять конфіденційну інформацію, яку не можна просто викинути у смітник. Належна утилізація документів сьогодні є не тільки стандартом безпеки, але й юридичним обов’язком. Підприємці мають вибір між двома рішеннями: одноразовим знищенням документів або регулярною, циклічною послугою. Чим вони відрізняються і який варіант є вигіднішим?
Одноразове знищення — тимчасове рішення
Послуга одноразового знищення документів доцільна тоді, коли компанія припиняє свою діяльність, проводить архівацію після багатьох років або хоче позбутися накопиченої документації. Це зручний спосіб швидко та комплексно впорядкувати архіви. Документи забираються, транспортуються до професійної компанії зі знищення документів та утилізуються відповідно до вказівок GDPR.
Це гарне рішення для разових ситуацій, але в довгостроковій перспективі воно може бути неефективним. Коли документи накопичуються постійно, а відсутність постійної системи призводить до хаосу в зберіганні та ризику розкриття даних, кращим вибором буде циклічна послуга.
Циклічна утилізація документів з Eko System
Сучасною та безпечною альтернативою одноразовій послузі є систематична утилізація корпоративних документів у рамках послуги Eko System. Це комплексне рішення, яке автоматизує та впорядковує весь процес знищення документів у компанії.
На чому базується Eko System?
- Еко-Шафа або Еко-Контейнер доставляється безпосередньо в офіс. Шафа вміщує до 100 кг документів, а контейнер — до 120 кг, що дозволяє ефективно та зручно збирати документацію.
- Стан контейнерів регулярно контролюється, а після повідомлення про їх заповнення компанія забирає документи протягом 48 годин.
- Транспортування здійснюється безпечно — транспортні засоби оснащені GPS-трекерами та внутрішніми камерами, що мінімізує ризик несанкціонованого доступу.
- Документи надходять до професійної компанії зі знищення документів, де вони знищуються відповідно до стандартів GDPR. Використовується обладнання класів безпеки P-3 та P-4, а весь процес відбувається під наглядом камер.
- Після завершення клієнт отримує письмове підтвердження — Сертифікат знищення документації, що є доказом відповідності нормативним вимогам.
Така утилізація бухгалтерських та операційних документів є зручним, економним за часом та безпечним рішенням для будь-якої компанії, яка прагне автоматизувати процес знищення документації без залучення співробітників до логістичних операцій.
Чому варто обрати циклічну послугу?
Циклічна утилізація документів у Варшаві дозволяє компанії зосередитися на ключових напрямках діяльності, усуваючи необхідність ручного сортування та знищення документів. Завдяки постійному графіку або системі запитів компанії не потрібно пам’ятати про замовлення послуг “ad hoc” — все працює безперебійно та передбачувано.
Варто також підкреслити, що самостійне знищення документів у компанії пов’язане з багатьма додатковими витратами. Професійні офісні шредери дорогі у придбанні, а ще дорожчі в обслуговуванні — вони вимагають регулярного технічного обслуговування, заміни ріжучих ножів, поповнення мастила та частого сервісу, що генерує значні фінансові витрати.
Наявність закритої шафи або захищеного контейнера в офісі компанії дозволяє співробітникам постійно здавати непотрібні документи без ризику несанкціонованого доступу третіх осіб. Це також важливий елемент культури безпеки в організації.
Подбайте про дані своєї компанії – оберіть сучасну та безпечну систему Eko!
Якщо вам важлива відповідність GDPR, економія часу та повна безпека, скористайтеся професійною послугою циклічної утилізації документів в Eko Sfera. Це зручне та ефективне рішення, яке підійде для будь-якої компанії, незалежно від галузі.
