W każdej firmie dokumenty gromadzą się szybciej, niż się wydaje. Umowy, faktury, dane pracowników, korespondencja — wszystkie te materiały zawierają wrażliwe informacje, których nie można po prostu wyrzucić do kosza. Odpowiednia utylizacja dokumentów to dziś nie tylko standard bezpieczeństwa, ale też obowiązek prawny. Przedsiębiorcy mają do wyboru dwa rozwiązania: jednorazowe niszczenie dokumentów lub regularną, cykliczną usługę. Czym się różnią i która opcja jest korzystniejsza?
Jednorazowe niszczenie — doraźne rozwiązanie
Usługa jednorazowego niszczenia dokumentów sprawdza się wtedy, gdy firma kończy działalność, przeprowadza archiwizację po latach lub chce pozbyć się nagromadzonej dokumentacji. To wygodny sposób na szybkie i kompleksowe uporządkowanie archiwów. Dokumenty są odbierane, transportowane do profesjonalnej niszczarni i utylizowane zgodnie z wytycznymi RODO.
To dobre rozwiązanie w sytuacjach incydentalnych, ale na dłuższą metę może być nieefektywne. Gdy dokumenty gromadzą się na bieżąco, a brak stałego systemu powoduje chaos w przechowywaniu i ryzyko ujawnienia danych, lepszym wyborem będzie usługa cykliczna.
Cykliczna utylizacja dokumentów z Eko System
Nowoczesną i bezpieczną alternatywą dla jednorazowej usługi jest systematyczna utylizacja dokumentów firmowych w ramach usługi Eko System. To kompleksowe rozwiązanie, które automatyzuje i porządkuje cały proces niszczenia dokumentów w firmie.
Na czym polega Eko System?
- Eko-Szafka lub Eko-Pojemnik zostaje dostarczony bezpośrednio do biura. Szafka pomieści do 100 kg dokumentów, a pojemnik nawet 120 kg — co pozwala na wydajne i wygodne gromadzenie dokumentacji.
- Stan pojemników jest regularnie kontrolowany, a po zgłoszeniu ich zapełnienia firma odbiera dokumenty nawet w ciągu 48 godzin.
- Transport odbywa się bezpiecznie — pojazdy wyposażone są w lokalizatory GPS i kamery wewnętrzne, co minimalizuje ryzyko nieautoryzowanego dostępu.
- Dokumenty trafiają do profesjonalnej niszczarni, gdzie są niszczone zgodnie z normami RODO. Wykorzystywane są urządzenia o klasach bezpieczeństwa P−3 i P−4, a cały proces odbywa się pod nadzorem kamer.
- Po zakończeniu klient otrzymuje pisemne potwierdzenie — Certyfikat Zniszczenia Dokumentacji, co stanowi dowód zgodności z przepisami.
Tego typu utylizacja dokumentów księgowych i operacyjnych to wygodne, oszczędzające czas i bezpieczne rozwiązanie dla każdej firmy, która chce zautomatyzować proces niszczenia dokumentacji bez angażowania pracowników w działania logistyczne.
Dlaczego warto postawić na usługę cykliczną?
Cykliczna utylizacja dokumentów w Warszawie pozwala firmie skupić się na kluczowych obszarach działalności, eliminując konieczność ręcznego sortowania i niszczenia dokumentów. Dzięki stałemu harmonogramowi lub systemowi zgłoszeń, firma nie musi pamiętać o zamawianiu usług ad hoc — wszystko działa sprawnie i przewidywalnie.
Warto również podkreślić, że samodzielne niszczenie dokumentów w firmie wiąże się z wieloma dodatkowymi kosztami. Profesjonalne niszczarki biurowe są drogie w zakupie, a jeszcze droższe w utrzymaniu — wymagają regularnej konserwacji, wymiany noży tnących, uzupełniania oleju oraz częstego serwisowania, co generuje znaczne nakłady finansowe.
Obecność zamkniętej szafki lub zabezpieczonego pojemnika w siedzibie firmy pozwala pracownikom na bieżąco deponować niepotrzebne dokumenty bez ryzyka nieautoryzowanego wglądu osób trzecich. To również istotny element kultury bezpieczeństwa w organizacji.
Zadbaj o dane swojej firmy – wybierz nowoczesny i bezpieczny system Eko!
Jeśli zależy Ci na zgodności z RODO, oszczędności czasu i pełnym bezpieczeństwie, skorzystaj z profesjonalnej usługi cyklicznej utylizacji dokumentów w Eko Sfera. To wygodne i skuteczne rozwiązanie, które sprawdzi się w każdej firmie, niezależnie od branży.
